Unternehmen können über einen externen Dienstleister Geschäftspost an einem offiziellen Standort empfangen und diese an eine private oder andere Geschäftsadresse weiterleiten lassen.
Je nach Leistungsumfang können die Kosten variieren: Einfache Postannahme-Pakete beginnen bei 50 bis 100 Euro im Monat, während umfassende Lösungen inklusive ladungsfähiger Geschäftsadresse (Virtuelle Postadresse) und vor allem Digitalisierung der Post zwischen 100 und 200 Euro kosten können. Für die Rechtssicherheit und möglicherweise Unternehmen, die remote arbeiten, sind Business Center und virtuelle Büros zu empfehlen. Sie garantieren die ständige Erreichbarkeit des Betriebs und stellen sicher, dass die Geschäftsführung nicht physisch vor Ort sein muss.
Warum ist ein professioneller Postservice für Unternehmen in Berlin sinnvoll?
Viele Teams arbeiten heutzutage oft ortsunabhängig. Die physische Post bleibt dennoch ein wichtiger Bestandteil des operativen Geschäfts und muss an einem Ort zugestellt werden können. Vor allem Briefe von Gerichten und Behörden stellen oftmals Dokumente dar, die aufbewahrt und im Original vorgelegt werden müssen. Mit einer Postweiterleitung in Berlin kann sichergestellt werden, dass es nicht zu Fristversäumnissen kommt, selbst wenn die meisten Mitarbeitenden im Homeoffice oder auf Geschäftsreise sind. Viele Dienstleister bieten eine Postweiterleitung Unternehmen an, die auf einen zuverlässigen Postempfang angewiesen sind. Dort ist Verlass darauf, dass die Post Weiterleitung geschäftlich absolut zuverlässig durchgeführt wird.
Die Möglichkeit, sich Geschäftspost weiterleiten zu lassen, ist nicht nur praktisch, sondern kann zudem die Privatsphäre schützen. Unternehmer können durch diese Dienstleistung auf eine Privatadresse im Impressum oder in offiziellen Registern verzichten. Die Postweiterleitung eines seriösen Anbieters erfolgt oft in einem Business Center, also einem repräsentativen und real existierenden Standort, an dem Diskretion und Professionalität großgeschrieben werden.
Wie läuft die Postweiterleitung für ein Geschäft konkret ab?
Es gibt üblicherweise drei Phasen bei Anbietern von virtuellen Büros und in Business Centers bezüglich der Postweiterleitung:
- Postannahme an physischem Standort: Mitarbeitende des Anbieters nehmen am Standort bevollmächtigt Ihre Post entgegen. Vorteil gegenüber einfachen Postfächern: real vor Ort arbeitende und anzutreffende Personen können ggf. Sendungen quittieren und es wird sichergestellt, dass Behördenpost zuverlässig angenommen wird.
- Postbearbeitung: Die tägliche Eingangspost wird je nach internem System nach Empfänger und dessen gewählter Postbearbeitung sortiert.
- Weiterleitung: Bei der Weiterleitung werden die eingehenden Briefe ggf. nach dem Scannen, in dem für den Kunden zur Verfügung gestellten Postfach aufbewahrt. Je nach Wunsch des Kunden werden die Briefe in einem Sammelumschlag an die angegebene Adresse der Firma weitergeleitet. Dies kann von täglich bis monatlich, je nach Präferenz des Kunden, geschehen.
- Digitalisierung der Post (Scanservice Post): Alle eingehenden Briefe werden unter Berücksichtigung des Datenschutzes geöffnet, eingescannt und per E-Mail an die hinterlegte E-Mailadresse gesendet. Alternativ kann auch eine Übertragung der Scans in eine Cloud des Kunden erfolgen.
Was ist der Unterschied zwischen einfacher Weiterleitung und einem Scanservice?
Bei der Wahl des passenden Konzepts müssen Firmen entscheiden, welche Vorgehensweise sie für die Postbearbeitung wünschen. Dabei können Sie folgende Optionen wählen:
- Reine Postweiterleitung ohne Digitalisierung: Diese klassische Methode eignet sich für Unternehmen, die großen Wert auf die Originalpost legen und diese zeitnah benötigen. Allerdings kann es hierbei oftmals zu Verzögerungen bei der Zustellung durch die entsprechenden Dienstleister kommen.
- Scanservice Post: Diese moderne Form der Postbearbeitung ermöglicht die tagesaktuelle Digitalisierung der Eingangspost. Dies ist die modernste Form der Postbearbeitung. Ihre Firma kann mit dieser Methode viel Zeit sparen, da Briefe und Dokumente kurz nach Posteingang als digitales Dokument zur Verfügung stehen. Bei einem virtuellen Büro in einem Business Center wird die Digitalisierung vollständig übernommen und Sie sparen neben Zeit auch noch Personalkosten durch die Erledigung dieser Sekretariatsarbeiten.
Welche Rolle spielt die Postannahme im Büro innerhalb der Rechtssicherheit?
Unternehmen müssen rechtlich sicherstellen, dass sie für Behörden erreichbar sind. Wer sich als Firma für ein einfaches Postfach entscheidet, an dem die Firma selbst nicht ansässig ist, läuft Gefahr, die sogenannte Zustellfiktion zu missachten. Dies bedeutet, dass Briefe von Behörden auch dann als zugestellt gelten, sobald sie beim Empfänger in dessen Herrschaftsbereich gelangen. Ein Briefeinwurf in einen Briefkasten gilt also bereits als zugestellt. Öffnen Sie den Brief erst nach ein paar Tagen, weil Sie gar nicht vor Ort sind, könnten Sie wichtige Fristen verpassen.
Mit einem professionellen und zuverlässigen Büroservice Berlin stellen Sie sicher, dass die Post nicht nur angenommen, sondern im besten Falle zusätzlich dokumentiert wird. So können „unzustellbare" Sendungen und im schlimmsten Falle Versäumnisurteile und Löschungen aus öffentlichen Registern vermieden werden. Welche rechtlichen Anforderungen ein solcher Standort erfüllen muss, erklärt der Beitrag Ist ein virtuelles Büro legal?
Kann man einfach einen Briefkasten für die Firma mieten?
Der Google-Suchbegriff „Briefkasten für die Firma mieten" wird oft eingegeben, wenn eine schnelle und günstige Lösung hersoll. Wer sich rechtlich absichern möchte und seinen Betrieb professionell führen möchte, sollte auf reine Briefkästen ohne physischen Standort mit Personal verzichten. Vor allem für GmbHs und UGs muss eine virtuelle Postadresse in Form einer ladungsfähigen Geschäftsadresse vorliegen, ein Postfach reicht nicht aus.
Es bedarf somit einer Anschrift, an der tatsächlich eine persönliche Übergabe an den Kunden oder dessen Vertreter erfolgen kann. Moderne Dienstleister bieten zudem den Vorteil, dass sie neben der zuverlässigen Postannahme weitere Services und eine Infrastruktur anbieten, die zusätzlich die Erreichbarkeit einer Firma im rechtlichen Sinne absichert.
Wie ergänzen sich Postservice und virtuelles Sekretariat?
Die bisher thematisierte Postbearbeitung stellt nur einen Teil externer Kommunikation von Betrieben dar. Virtuelle Sekretariate, wie sie in Business Centern genutzt werden können, bieten weit mehr als eine Postweiterleitung:
- Telefonservice mit Annahme von Anrufen in Ihrem Firmennamen
- Terminvereinbarungen mit Kunden und Geschäftspartnern
- Administrative Tätigkeiten
Um Ihrem Unternehmen nach außen einen noch professionelleren „Anstrich" zu verleihen, kann ein Sekretariatsservice in einem Business Center an einer renommierten Adresse Ihnen dazu verhelfen. Ein ausschließlicher Postservice zum Beispiel von einem Remote-Team konzentriert sich nur auf die Bearbeitung der Post, weshalb ein virtuelles Büro mit einem besetzten Empfang die bessere Wahl ist.
Welche Kostenfaktoren beeinflussen den Preis für Postservices?
Je nach Leistungsumfang können die Preise variieren. Abhängig davon, welche Services Sie für Ihr Unternehmen suchen, sollten Sie auf folgende Punkte achten:
- Grundgebühr virtuelles Büro Berlin: Diese inkludiert meist die Nutzung der Geschäftsadresse des Anbieters sowie deren Bürostruktur.
- Postentgelt: Werden Briefe physisch weitergeleitet, fallen Portogebühren an, die vom Kunden getragen werden. Hat dieser keine Postbearbeitungspauschale gebucht, muss er mit einer Abrechnung pro Einheit (Minute, je 5-Minuten usw.) rechnen.
- Gebühren für Digitalisierung: Hier greift ebenfalls eine Einzelabrechnung, wenn keine Pauschale gebucht wird.
- Annahme von Paketen: Achten Sie auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Anbieters, da oftmals die Lagerung von Paketen extra vergütet wird. Zudem können kleine Anbieter große Pakete oftmals nur kurzfristig einlagern.
Für Neugründer und Start-ups kann der Start bei einem Anbieter von virtuellen Büros mit einem Basispaket sinnvoll sein. Sollte viel Post erwartet werden oder das Postvolumen nach einiger Zeit steigen, kann oftmals auf einen höherwertigen Tarif inklusive Scan-Service umgestellt werden. Eine Übersicht der üblichen Preisspannen liefert der Beitrag Was kostet eine virtuelle Geschäftsadresse?
Worauf sollten Unternehmen beim Datenschutz achten?
Der ausgewählte Dienstleister hat bei der Post-Digitalisierung Einblick in Ihre Post. Daher sollten Sie sich vergewissern, dass dieser Anbieter datenschutzkonform arbeitet. Seriöse Business Center nehmen den Datenschutz (DSGVO) sehr ernst und schließen mit Ihnen vor Vertragsstart einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Lassen Sie sich auch vor einer Unterschrift darüber aufklären, ob der Dienstleister Sicherheitsvorkehrungen bezüglich der Vernichtung und Archivierung Ihrer Post trifft.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen, die uns täglich erreichen.
Was bedeutet Postweiterleitung?
Die Postweiterleitung ist ein Service, der den Empfang der Eingangspost an einer bestimmten Anschrift, z.B. in einem Business Center, und im Anschluss die Weiterleitung der Schriftstücke an eine andere Adresse ermöglicht. Wahlweise kann die Digitalisierung der Post in Form von einem Scan-Service gewählt werden. Unternehmen können durch diesen Service eine repräsentative Adresse als eigene Geschäftsadresse nutzen, ohne vor Ort sein zu müssen.
Wie funktioniert eine virtuelle Geschäftsadresse?
Eine virtuelle Postadresse gibt Unternehmen die Erlaubnis, die angemietete Anschrift als offizielle Firmenadresse für den eigenen Betrieb nutzen zu dürfen. Der jeweilige Anbieter nimmt an dem Standort die Post entgegen und gewährleistet, dass eine Ladungsfähigkeit der Anschrift vorliegt.
Was ist ein virtuelles Büro?
Ein Virtual Office (Virtuelles Büro) bietet neben der Geschäftsadresse zusätzliche Dienstleistungen an. Diese können ein Telefon- oder auch Postbearbeitungsservice sein. Zudem sind meist bei Business Centern, die virtuelle Büros anbieten, Konferenzräume vorhanden. Mit einem virtuellen Büro profitiert man also von einer Mischung aus ladungsfähiger Geschäftsadresse und hilfreichem Service, ohne dabei einen festen Büroraum mieten zu müssen.
Kann ich bei WeWork Post empfangen?
Ja, bei Coworking-Anbietern wie WeWork gehört der Empfang der Post normalerweise zu bestimmten Mitgliedschaften. Jedoch können Business Center im Gegensatz zu Coworking-Anbietern oft umfangreicheren Service insbesondere rund um eine rechtssichere Postweiterleitung bieten. Virtuelle Büros in Business Centern sichern Sie rechtlich ab und stellen neben der ladungsfähigen Geschäftsadresse viele Dienstleistungen an, die Ihren Arbeitsalltag vereinfachen.
Ist ein Scanservice für die Post rechtssicher?
Ja, wenn die entsprechende Digitalisierung den Vorgaben zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) entspricht. Urkunden und andere wichtige Dokumente sollten zusätzlich auch physisch aufbewahrt bzw. archiviert werden.
